7. Políticas y procesos de adquisición
El 40,7% de las bibliotecas declara tener establecida una política o programa de adquisiciones. El porcentaje difiere en función del tamaño de las mismas. Así, en las bibliotecas de 7.501 a 20.000 volúmenes existe esta política en un 37,1% de ellas, en las de 20.001 a 50.000 volúmenes ocurre lo mismo con un 47,8% y en las de más de 50.000 volúmenes con un 56,6%.
Cuando dicha política está definida, en un 75,3% de los casos está aprobada por el organismo gestor, y en un 22,8% ha sido hecha pública entre los usuarios. El grado de aprobación y la publicidad entre los usuarios es mayor en tanto más pequeña es la biblioteca o el municipio donde la misma se localiza.
Un 63,4% de los documentos incorporados en el año 2001 por estas bibliotecas fueron seleccionados por la propia biblioteca (y el resto lo han sido por organismos gestores u otras entidades). Casi un 50% de ellas selecciona entre un 76% y un 100% de los documentos incorporados y otro 17% entre un 51% y un 75%.
Del total seleccionado por las bibliotecas un 58,2% ha sido adquirido por la propia biblioteca. Un 43% de las mismas adquiere entre un 76% y un 100% de lo seleccionado y un 16% entre el 51% y el 75%.
7.1. Criterios y políticas de selección
En la mayoría de las bibliotecas interviene en la selección y adquisición de documentos una única persona (50,3%) y 2 personas en un 22,8% de ellas.
En cuanto a los niveles profesionales de las personas encargadas de estas tareas, en la escala de la Administración, un 35,0% pertenecen al grupo B, un 30,0% al grupo C, un 25,0% al grupo D y un 10,0% al grupo A38.
En el proceso de selección de documentos previa a la compra se utilizan diferentes fuentes, las cuales se han clasificado en directas e indirectas. Para cada una de ellas se ha pedido a los entrevistados que marquen si la utilizan mucho, bastante, poco o nada.
La búsqueda en una librería es la fuente directa más utilizada para la selección de documentos. El 79,3% del total emplea esta vía mucho o bastante. Además de las visitas de agentes comerciales o de los libros dejados por proveedores algo más de un tercio de los entrevistados (el 36,2%) mencionan como fuentes directas otras como el uso de internet, las peticiones de usuarios, catálogos y otras vías que en la investigación se incluyen entre las fuentes secundarias por las que posteriormente se pregunta.
El examen de los libros dejados por proveedores es, con diferencia, la fuente directa más utilizada para la selección de documentos: un 81,8% lo emplea mucho o bastante. No obstante, las otras dos fuentes mencionadas son también utilizadas por un número considerable de Servicios Centrales (SC).
Las críticas de diarios y revistas, tanto de carácter especializado como general, son las fuentes secundarias más utilizadas a la hora de seleccionar el material que formará parte del fondo de la biblioteca.
En términos generales, los SC que sirven más de 20.000 volúmenes al año hacen un uso más intenso de fuentes como catálogos en línea, base de datos ISBN, bibliografías especializadas, lista de libros más vendidos y listas de distribución. Por el contrario, los SC de menor dimensión recurren más a críticas de diarios y revistas de carácter general y especializado.
La crítica o reseñas de revistas especializadas es la fuente secundaria más utilizada: un 90,8% la utiliza mucho o bastante. Los bibliotecarios recurren no obstante a fuentes muy diversas para la selección como puede apreciarse en el cuadro. Cuanto mayor es el tamaño de la biblioteca más se recurre a bibliografías especializadas, listas de distribución y catálogos en línea.
De los criterios para seleccionar una obra por los que se preguntó hay cuatro a los que se presta más atención al seleccionar obras de ficción. Por orden de importancia: autor, uso potencial, peticiones de los usuarios y actualidad.
En lo que respecta a obras de no ficción el tema, la actualidad de la obra y el uso potencial son los aspectos más tenidos en cuenta. El uso potencial de la obra y el autor son los aspectos mas tenidos en cuenta a la hora de seleccionar las obras de ficción, seguidos de la actualidad y la adecuación de la obra al resto de la colección.
7.2. Procedimientos de compra y selección de proveedores
Para obtener información sobre los procedimientos de compra y selección se pidió a los entrevistados que eligieran una alternativa entre tres posibles respuestas (siempre o casi siempre, ocasionalmente, nunca) referente a cada una de las opciones de compra planteadas.
La adquisición en una o más librerías junto con los pedidos directos a distribuidores o editoriales son los sistemas o procedimientos administrativos más habituales de adquisición. Así un 72,2% adquiere siempre o casi siempre los libros en librerías y un 63,1% a distribuidores o editoriales. Por el contrario el concurso público es utilizado siempre o casi siempre apenas por un 11,1% (y ocasionalmente por otro 12,9%). Como es razonable esperar, entre los que tienen definida una política de adquisiciones hay un mayor recurso a los distribuidores o editoriales y también al concurso público.
A la hora de evaluar a un proveedor un concepto global como la calidad general del servicio es el aspecto más tenido en cuenta por las bibliotecas. Entre los aspectos más específicos o concretos por los que se pregunta la amplitud del catálogo o fondos ofertados y la rapidez en hacer llegar los materiales son, por ese orden, los que priman en la elección.
De los aspectos seleccionados para valorar a un proveedor tres obtienen un 100% si se suman las respuestas de mucho más bastante (se utilizó una escala de 4 opciones: mucho, bastante, poco, nada). Considerando exclusivamente la respuesta mucho, el principal criterio de selección de un proveedor es la calidad general del servicio, seguido de la amplitud del catálogo o fondos ofertados.
Teniendo en cuenta el sistema o procedimiento administrativo de adquisición se pueden distinguir diferentes segmentos en función de la frecuencia con que se utilizan unos u otros procedimientos:
· Un grupo de 9 SC que utiliza siempre o casi siempre los pedidos a una o más librerías y los pedidos directos a distribuidores o editoriales. Este segmento, excepto por algunas excepciones no utiliza concurso público.
· 5 que emplean concurso público siempre o casi siempre y ocasionalmente otros sistemas
· 4 SC que emplean siempre o casi siempre los pedidos a distribuidores / editoriales y ocasionalmente los pedidos a una o más librerías.
· 3 SC que utilizan siempre o casi siempre los pedidos a librerías y ocasionalmente los pedidos a distribuidores /editoriales
· 2 que utilizan otros sistemas de adquisición.
7.3. Incorporación de libros de actualidad
La distribución temporal del envío de documentos a las BP desde los servicios centrales es relativamente regular a lo largo del año, si bien permite observar una cierta concentración pedidos en el segundo trimestre del año. El porcentaje de documentos que se envían en el primer trimestre del año asciende al 21,7%, y sube al 31,2% en el segundo. Entre julio y septiembre se distribuye el 22,3% de las adquisiciones y el 24,8% en el último trimestre del año. No obstante, la información se basa en la respuesta de únicamente 12 SC y 2 servicios de bibliobuses.
La lista siguiente corresponde a los libros más comprados en España en el año 2001 (Precisa). Se indica también en qué porcentaje de bibliotecas lo han incorporado a su colección.
